Mit unserem vollständig webbasierten ERP-System WOWIPORT können Sie als wohnungswirtschaftliches Unternehmen Ihren Gebäudebestand effizient bewirtschaften und klassische buchhalterische Prozesse digital abbilden.
Doch verfügen Sie auch über eine zeitgemäße Lösung, um die zahlreichen Dokumente der Wohnungs- bzw. Mieterakten aufzubewahren und zu verwalten?
Viele Jahrzehnte lang war das analoge Archiv alternativlos. In Zeiten des digitalen Wandels und der mobilen Arbeit liegen die Nachteile von Aktenschrank und Hängeregistratur jedoch auf der Hand: Informationen sind nur mit großem Aufwand auffindbar und außerhalb der Büros schwer zugänglich, zudem können für die Aufbewahrung von Dokumenten in geeigneten Archivräumen erhebliche Kosten anfallen.
Ein externes elektronisches Archiv sorgt teilweise für Abhilfe; jedoch gestaltet sich der Dateitransfer häufig umständlich und wird daher nicht konsequent praktiziert. In der Folge gibt es oft Lücken in der Archivierung sowie ein Nebeneinander von Papier- und elektronischer Ablage.
Dokumentenmanagement in WOWIPORT – Die medienbruchfreie Alternative
Wohin also mit Ihren Unterlagen und Dateien? Die Antwort: Strukturieren und organisieren Sie Ihre Informationen komplett digital mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das nahtlos in WOWIPORT integriert ist. Wir haben dies über die Anbindung der leistungsstarken DMS-Lösung d.velop documents realisiert. So lassen sich Ihre Dateien direkt in WOWIPORT zentral, schnell und ortsunabhängig verwalten.
Unser DMS-Archiv ermöglicht Ihnen die revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Dokumente: Diese sind durch automatische Speicherung in der angeschlossenen d.velop-Cloud vor Dateiverlust geschützt und langfristig sowie ständig verfügbar. Im Aktivitätenprotokoll werden alle Dateiübertragungen, Änderungen und Löschungen festgehalten. Dank automatisierter Versionierung von Bearbeitungen ist die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gegeben. Die Zugriffsverwaltung schließt unberechtigte Personen von der Nutzung aus. Über die umfangreichen Verschlagwortungs- und Recherchefunktionen ist auch das Kriterium der Wiederauffindbarkeit von Informationen erfüllt.
Mit künstlicher Intelligenz die Rechnungsverarbeitung vereinfachen
Als weitere komfortable Ergänzung zum Dokumentenmanagement haben wir die digitale Rechnungsverarbeitung unseres Partners d.velop in WOWIPORT eingebunden. Dies vereinfacht den Prozess wesentlich, denn die Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell ins System eingepflegt werden.
Ihre Eingangsrechnungen gelangen via E-Mail-Postfach, als Scan oder per Drag-and-Drop in die d.velop-Rechnungserfassung. Hier erfolgt die KI-basierte Auslesung der Rechnungsdaten sowie, im Austausch mit WOWIPORT, die Gegenvalidierung mit den im System hinterlegten Stammdaten. Anschließend werden über die Schnittstelle die ermittelten Rechnungsdaten an WOWIPORT übertragen und Sie können diese im Rechnungseingangs-Workflow des Systems weiterverarbeiten. Erfahren Sie mehr zum Thema „Rechnungsverarbeitung in der Wohnungswirtschaft“.
Ein starkes Partnernetzwerk – Unsere Strategie für die moderne Wohnungswirtschaft
Als Dr. Klein Wowi Digital AG liegt unser Fokus auf der stetigen Erweiterung unseres digitalen Ökosystems WOWIPORT. Durch die Anbindung exzellenter Partnerlösungen bieten wir Ihnen ein Höchstmaß an Flexibilität und Funktionalität.
In d.velop als Hersteller innovativer Software für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse haben wir einen Kooperationspartner auf Augenhöhe, mit dem wir vertrauensvoll und erfolgreich zusammenarbeiten. Was uns verbindet: Gemeinsam erschaffen wir bessere Lösungen für Sie – unsere Anwender.
Bei Interesse an unserem Dokumentenmanagement-System kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb per E-Mail an digital@drklein-wowi.de oder telefonisch unter 030 42086-2720.
