Ein Statement von Dirk Reiche, Vorstand Baugenossenschaft Sachsenwald eG

„In der Baugenossenschaft Sachsenwald können wir nahezu 100% mobil arbeiten. Das funktioniert erschreckend gut und einfach. WOWIPORT macht es möglich, dass die gesamte kaufmännische Abteilung im Homeoffice arbeiten kann. Mit dem alten System wäre das nicht möglich gewesen, da konnten nur bestimmte Mitarbeiter remote arbeiten. Ich hätte auch nicht all die Arbeiten erledigen können, die ich heute mit WOWIPORT problemlos erledige. Jetzt funktionieren die Prozesse viel einfacher und schneller. Auch die Kollegen im technischen Bereich arbeiten mobil. Mit Hilfe digitaler Konferenzsysteme können wir alle schnell zusammenschalten. Alle haben Respekt vor der neuen digitalen Welt, aber wir bekommen es gewuppt. Man darf in solchen Situationen nicht nur die Risiken sehen, sondern muss auch die Chancen erkennen und für sich nutzen. Insgesamt ist die Scheu vor der Arbeit mit digitalen Systemen im gesamten Team verlorengegangen.“

Herr Reiche, wir haben uns zu einem Interview mit dem Thema „Der Nutzen von WOWIPORT in der aktuellen Situation“ verabredet. Wo sind Sie gerade und was machen Sie?

Ich bin im Homeoffice, ganz konkret habe ich gerade die Lohn- und Gehaltsabrechnung gemacht. Danach prüfe ich Daueraufträge und gebe sie in die Weiterverarbeitung. Das geht alles vom Sofa aus.

Wie ist der laufende Betrieb in der jetzigen Situation generell organisiert? Arbeiten alle Mitarbeiter im Homeoffice?

WOWIPORT macht es möglich, dass die gesamte kaufmännische Abteilung im Homeoffice arbeiten kann. Das funktioniert erschreckend gut und einfach. Im kaufmännischen Bereich sind wir insgesamt acht Mitarbeiter. Wir wechseln uns bei der Homeofficezeit und der Bürozeit in Form von zwei Vierer-Teams ab. Die einen sind Montag, Mittwoch und Freitag im Büro und das andere Team Dienstag und Donnerstag. Wir haben die Bürozeiten, da unser Ablagesystem noch nicht vollständig digitalisiert ist. Hier wollen wir uns auf jeden Fall noch digitaler aufstellen und weg vom Papier.

Im technischen Bereich arbeiten wir bereits seit 2017 komplett mobil. Alle unsere Handwerker (Regiebetrieb) sind mit Tablets ausgestattet. Sie sind direkt in unseren Beständen unterwegs, erfüllen die Verkehrssicherungspflichten, organisieren die Wohnungsabnahmen und -übergaben, erfassen Schäden und erledigen die Stundenerfassung digital. Die Handwerker mit mobiler Hard- und Software auszustatten, war sozusagen unser Pilotprojekt für digitales Arbeiten. Hieran haben wir gesehen, wie das Tagesgeschäft durch die neuen Möglichkeiten gestrafft, beschleunigt und verbessert wurde. Wir mussten im Büro nichts mehr manuell übertragen, was uns die Handwerker früher auf Papier übergeben haben und was mitunter äußerst schwer lesbar war. Durch die digitale Zuarbeit unserer Handwerker lassen sich Fehler auf ein Minimum reduzieren. Die Arbeit geht dadurch viel schneller vonstatten.

Alle haben Respekt vor der Digitalisierung der Arbeitsprozesse, aber wir bekommen es gewuppt. Man darf in solchen Situationen nicht nur die Risiken sehen, sondern muss auch die Chancen wahrnehmen und für sich nutzen. Insgesamt ist die Scheu vor der Arbeit mit digitalen Systemen im gesamten Team verlorengegangen. Mit Hilfe digitaler Konferenzsysteme können wir zudem alle schnell zusammenschalten.

 Einige Unternehmen stehen der Arbeit im Homeoffice skeptisch gegenüber. Wie sehen Sie das? 

Hier spielen sicher fehlende bzw. eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten eine Rolle sowie Aspekte des Datenschutzes. Vertrauen ist wichtig. Wir vertrauen unseren Mitarbeitern und haben bislang sehr gute Erfahrungen gemacht. Über grundlegende Regeln, wie zum Beispiel im Hinblick auf die DSGVO, dass der Partner oder die Partnerin nicht bei der Arbeit über die Schulter sehen darf, haben wir unsere Mitarbeiter umfassend informiert. Zusätzlich sichern wir über entsprechende Vereinbarungen ab, was erlaubt ist und was nicht. Die Vorteile von webbasierten Systemen, bei denen die Datenhaltung im Rechenzentrum erfolgt, überwiegen hier die Risiken eindeutig, insbesondere wegen des Gesamtnutzens.

 Können Sie sich den derzeitigen Arbeitsalltag mit Ihrem vorherigen ERP-System vorstellen?

Herr Reiche lacht. Nein. Mit dem alten System konnten nur bestimmte Mitarbeiter remote arbeiten, sofern das ERP-System in einer virtuelle Umgebung gestartet wurde. Nicht alle Mitarbeiter konnten von zu Hause aus arbeiten, das ging einfach nicht. Zudem brauchten wir für viele Arbeiten einen Drucker. Ich hätte nicht all die Arbeiten erledigen können, die ich heute mit WOWIPORT problemlos erledige. Auch der zeitliche Aufwand war insgesamt viel höher. Jetzt funktionieren die Prozesse wesentlich einfacher und schneller. Ebenso ist das alte System bei den Auswertungen schnell an seine Grenzen gestoßen.

 Welchen Nutzen sehen Sie in der Arbeit mit WOWIPORT?

Die Arbeitsprozesse sind mit WOWIPORT viel einfacher, schneller und verständlicher. Die Vorgänge sind nachvollziehbarer, klarer. Die internen Verlinkungen machen das Arbeiten leichter. Ich muss nicht mehrere Fenster parallel öffnen. WOWIPORT ist sehr flexibel. Man kommt aus verschiedenen Richtungen zum gleichen Ziel und erhält dabei je nach Herangehensweise und Arbeitsgebiet unterschiedliche Informationen aus dem System. Wir haben festgestellt, dass sich auch neue Mitarbeiter und Auszubildende sehr schnell in das System reinfinden.

Haben Sie sich aus Gründen des mobilen Arbeitens für WOWIPORT entschieden?

Vor allem haben wir uns aufgrund der Flexibilität für WOWIPORT entschieden. Ein ausschlaggebender Punkt war, dass bei uns keine Installationen notwendig waren und sind und ein weiterer, dass wir keine eigenen Server für den Betrieb bereitstellen müssen.

 Was haben Sie im Hinblick auf die Digitalisierung der BG Sachsenwald noch vor?

Neben der Digitalisierung aller Mieterakten und der Einführung eines in WOWIPORT integrierten Dokumentenmanagementsystems ist die Einführung einer cloudbasierte Telefonanlage mein neuestes Projekt, mit dem ich mich gerade beschäftige. Zudem sind mein Vorstandskollege, Stefan Ellendt, und ich offen für die Vorschläge der Mitarbeiter. Auch sie können und sollen Ideen einbringen, wie sie sich eine moderne Arbeitswelt vorstellen.