KOSTENEFFIZIENT UND ERWEITERBAR
Alle Module & Funktionen im Überblick
Dank unseres modular aufgebauten ERP-Systems können Sie zwischen den Grundfunktionen zur Verwaltung Ihres Wohnungsbestandes oder einer 360-Grad-Lösung für Ihr Unternehmen wählen. So können Sie Kosten flexibel steuern und auf Wunsch mit bereits implementierter Software wie einem CRM-System weiterarbeiten.
Die Basismodule des Systems – Umfangreiche Kernfunktionen für effizientes Arbeiten
WOWIPORT ist das ganzheitlich entwickelte ERP-System, dessen Leistungsmerkmale und Prozesse auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet sind. Mit den Basismodulen erhalten Sie alle Funktionen, die Sie für die professionelle Bewirtschaftung und Verwaltung Ihrer Immobilien benötigen.
Bestandsverwaltung
In der Bestandsverwaltung werden die kaufmännischen und technischen Objektbestandsdaten sowie die Unternehmensstrukturen abgebildet und verwaltet. Bestandsebenen wie Gebäude oder Grundstücke können optional angelegt werden. Kundenspezifische Ausstattungsmerkmale werden eingebunden und über Massenänderungen objektbezogen oder über den gesamten Bestand eingepflegt. Bisher etablierte Nummernsysteme werden bei der Datenübernahme berücksichtigt.
Personenverwaltung
Im Stammdatenmodul „Personen“ werden Informationen zu natürlichen und juristischen Personen hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit anderen Modulen wird der Person eine „Rolle“ gemäß des Berechtigungssystems zugewiesen. Durch die Pflege der personenbezogenen Daten auf zentraler Ebene wird Datenredundanz vermieden.
Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung
Das Belegsystem verwaltet den Buchungsfluss zwischen den Nebenbüchern und dem im Rechnungswesen geführten Hauptbuch. Hier werden die Belege aus allen Modulen gesammelt. Buchungsrelevante Belege können medienbruchfrei in die Finanzbuchhaltung übertragen und gebucht werden. Ergänzend kann mit dem Rechnungswesen auch eine Kostenstellen-, Kostenarten- und eine Kostenträgerrechnung aufgebaut werden.
Mietenbuchhaltung
In der Mietvertragsverwaltung finden sich alle Informationen zu Mietvertrag, den Mietkonditionen, der Zahlungsart sowie zu den Kautionen. Hier werden auch SEPA-Lastschriftmandate hinterlegt. Weiterhin werden hier die Vertragsstammdaten verwaltet und die Mieterkonten geführt. WOWIPORT verfügt dabei über eine Offene-Posten-Verwaltung. Die Batchläufe für Sollstellung und Lastschriftlauf können zeitgesteuert angestoßen werden.
Zahlungsverkehr, auch mit virtuellen Konten
Im Zusammenspiel mit dem Rechnungswesen und der Mietenbuchhaltung wird Ihr Zahlungsverkehr automatisiert. Die Abbildung des Miet- und Nebenkostenzahlungsverkehrs wird durch die Bereitstellung virtueller Konten transparent, effektiv und kostengünstig gemanagt. Durch dieses virtuelle Kontenverfahren wird eine fehlerhafte Zuordnung von Einzahlungen und Abbuchungen weitestgehend ausgeschlossen.
Betriebs-/Heizkostenabrechnung
Das Modul „Umlagenabrechnung“ unterstützt Sie flexibel und übersichtlich bei der Erstellung der Heiz- und Betriebskosten. Es werden Abrechnungskreise und/oder Kostenverbünden gebildet, denen kostenspezifische Verteiler hinterlegt sind. Die Abrechnung kann auf Soll- oder Ist-Vorauszahlungsbasis abgerechnet werden. Der Austausch mit dem Fremdabrechner für Ihre Heizkosten erfolgt gemäß ARGE-Schnittstelle und unterstützt ebenso den Import des E898-Satzes.
Mahn-/Klagewesen
Im Modul „Mahn- und Klagewesen“ können Ihre unternehmensspezifischen Abläufe von der ersten Mahnung bis zur Übergabe an den Anwalt flexibel abgebildet werden. Frei definierbar dabei die Anzahl der Mahnstufen, die Mahngebühren oder der Mahnzinsen. Die Vormerkung der Mahngebühren erfolgt im Vertragskonto des Mieters.
Mietanpassungen
Mit diesem Modul werden Mietanpassungen nach BGB vorbereitet, simuliert und im Echtlauf durchgeführt. Das Zustimmungsverfahren sowie die Erinnerungsschreiben sind voll integriert und sind nach dem endgültigen Lauf automatisch in der Mieterakte hinterlegt.
Auftragsmanagement
Das Modul „Auftragsmanagement“ deckt die Bereiche Instandhaltung, Instandsetzung sowie Modernisierung und Neubauvorhaben ab. Eine Budgetplanung und -überwachung mit frei definierbaren Hierarchien ist enthalten, außerdem die Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen zur Bauabzugssteuer.
Darlehensverwaltung
Im Modul „Darlehensverwaltung“ werden passive Darlehen unternehmensbezogen oder für einzelne Vorhaben bzw. Wirtschaftseinheiten abgebildet und deren Konditionen überwacht. Eine Tilgungsplanübersicht, die Geldbedarfsliste und der generierte Verbindlichkeitenspiegel stehen zu Verfügung.
Anlagenbuchhaltung
Mit dem Modul „Anlagenbuchhaltung“ werden die Abschreibungen für Ihre Mobilien und Immobilien übersichtlich durchgeführt und gebucht – monatsgenaue Berechnung der Abschreibungen und Vorschau auf den Abschreibungsverlauf. Es stehen Ihnen alle gängigen Abschreibungsmethoden zur Verfügung.
Datenschutz
Das Modul „Datenschutz“ gibt Ihnen die Möglichkeit, die Einstellungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in WOWIPORT zu definieren. Dazu gehören u.a. die relevanten Datenschutz-Einstellungen, die Möglichkeit des Auskunftsrechts, das Vorgehen der Datenlöschung sowie die notwendige Berechtigungsvergaben vorzunehmen. Des Weiteren steht Ihnen ein sogenanntes Widget „Löschbare Daten (EU-DSGVO)“ zur Verfügung.
Produkt-Broschüre
Sie möchten nähere Informationen zu WOWIPORT? Gerne senden wir Ihnen unseren aktuelle Broschüre zu.
Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung beinhaltet alle Funktionen, die eine Wohnungsbaugenossenschaft für die Verwaltung ihrer Mitglieder benötigt. In dem Modul werden die Anteile von Genossenschaftsmitgliedern verwaltet und damit zusammenhängende Geschäftsprozesse wie Beitritt, Kündigung, Ratenzahlungen und Anteilsübertragungen unterstützt. Auch der Jahresabschlusslauf, der den Bestandsnachweis beinhaltet, steht Ihnen hier zur Verfügung.
WEG-Verwaltung
Das Modul „WEG-Verwaltung“ enthält sämtliche Funktionen zur Verwaltung von Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum, z.B. Verrechnung des Mieteingangs mit der Hausgeldzahlung des Wohnungseigentümers oder workflowbezogene Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Eigentümerversammlung, inkl. Protokollversand.
Fremdverwaltung und Sondereigentumsverwaltung
Im Modul „Fremdverwaltung“ werden die Verträge für die Bestände von Fremdeigentümern abgebildet. Den Verwalterverträgen können unterschiedlichsten Abrechnungsmodalitäten hinterlegt werden, worüber der Eigentümer seine Einnahmen-/Überschussabrechnung erhält. Abbildung der SEV-Verwaltung mit z.B. Übernahme der Hausgeldabrechnung in die Umlagenabrechnung des Mieters.
Immobilienvermietungsportal
Unser Immobilienvermietungsportal unterstützt Sie bei allen Schritten der Neuvermietung einer leerstehenden Nutzungseinheit bis zum Abschluss des Mietvertrages mit automatischer Übergabe in den in WOWIPORT gepflegten Bestand. Es erfolgt ein automatisierter Abgleich des freien Bestandes mit Interessentenwünschen. Die Erstellung von (Web-) Exposés, Serienbriefen und Serien-E-Mails sowie virtuellen 360°- Rundgängen mit Trackingfunktion sind möglich.
Mobile App WOWIGO (Wohnungsabnahme/-übergabe und Verkehrssicherungspflicht)
Mit der webbasierten App zur Wohnungsabnahme und -übergabe werden Mieterdaten sowie Termine, Ausstattungselemente und Zählerstände dokumentiert und live vor Ort gepflegt, potenzielle Mängel aufgenommen und Anpassung der Ausstattungselemente vorgenommen. Mit unserer mobilen App zur Verkehrssicherung können Sie flexibel Checklisten erstellen und die Verkehrssicherung durchführen sowie die erforderlichen Protokolle erstellen und eventuelle Folgeaktivitäten bestimmen.
Dokumentenmanagement, inkl. Rechnungseingangsworkflow
Das in WOWIPORT integrierte Dokumentenmanagement dient der Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen und Dokumenten jeglicher Art. Es sichert die langfristige Verfügbarkeit und sorgt mit seiner Struktur der digitalen Akte für eine klare, schnelle Übersicht.
Konzernmanagement
Mit dem Konzernmanagement können Konzernstrukturen bilanziell abgebildet und die Daten über mehrere Hierarchien konsolidiert werden. Daten der Finanzbuchhaltung und/oder der Kostenrechnung können konsolidiert werden.
Unternehmensplanung, Investitionsrechnung und Finanzmanagement mit WOWICONTROL
Mit den Zusatzmodulen Unternehmensplanung, Investitionsrechnung und Finanzmanagement erhalten Sie erweiterte Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten, inkl. Grundbuchverwaltung und Beleihungsmanagement. Dieses innerbetriebliche Controlling lässt sich vollumfänglich in WOWIPORT integrieren.
Handwerkerportal/-kopplung
Eine Handwerkerkopplung bietet Auftraggebern und Auftragnehmern die Möglichkeit, die Beauftragung von Instandhaltungen und Baudienstleistungen elektronisch abzuwickeln. Die Auftragserteilung erfolgt direkt an die Handwerker, diese werden individuell angebunden.
Die Zusatzmodule – Mehr Möglichkeiten. Volle Flexibilität.
Erweitern Sie das umfangreiche Basissystem durch Zusatzmodule und passen Sie WOWIPORT auf diese Weise individuell an Ihre Unternehmenserfordernisse an. Alle Zusatzmodule sind medienbruchfrei modular in das Basissystem integrierbar und lassen sich kurzfristig für Sie aktivieren.
WOWIPORT
Das Full-Service ERP-System mit offenen Schnittstellen und grandiosem Kundenservice. Einfach zu lernen, einfach zu bedienen. Sicher.
